SURFcumulus
Voor de IT-infrastructuur heeft het Regio College, op advies van Reumers team, gekozen voor inbesteding via SURFcumulus. Dit samenwerkingsverband van onderwijsinstellingen neemt de deelnemende organisaties veel werk uit handen. Roc’s liften mee op bestaande raamcontracten met leveranciers en hoeven dus geen tijdrovende aanbesteding te organiseren. Daarnaast profiteren ze van gunstige licentievoorwaarden voor applicaties die in de cloud draaien. ‘SURFcumulus was voor ons just in time’, zegt Reumer. ‘Je hoeft de kwaliteit van de dienstverlening niet zelf te onderzoeken, omdat SURF dat al heeft gedaan. Ze hebben bovendien scherpe tarieven onderhandeld.’
Via SURFcumulus waren drie partijen beschikbaar voor het leveren van een cloudinfrastructuur voor het Regio College. Vancis kwam qua kosten en dienstverlening als beste uit de bus, zegt Reumer. Voor haar definitieve oordeel raadpleegde ze ook beheerpartij OGD en enkele referenties. Zij waren eveneens positief over de voorgestelde dienstverlening door Vancis.
Proof of concept
Na de selectie volgde een uitgebreide proof of concept (POC). Daarbij werd een aantal applicaties al in een vroeg stadium overgezet naar de datacenters van Vancis. De functioneel applicatiebeheerders hebben deze uitvoerig getest. Ondanks enkele gebleken afhankelijkheden volgde het advies om de migratie in gang te zetten. Hiervoor stelde de projectmanager van de beheerpartij met Vancis en het Regio College een transitieplan op.
Reumer is enthousiast over deze aanpak. ‘Wij waren intern in charge’, vertelt ze, ‘maar hoefden ons niet te bemoeien met de techniek. Dat regelden de twee dienstverleners onderling, onder leiding van de projectmanager van de beheerpartij. Ze dachten echt goed met ons mee. Als zich ergens problemen voordeden, kwam er snel een oplossing.’ Het Regio College gebruikt de cloudinfrastructuur onder meer voor boekhoud-, inkoop- en administratieve applicaties en voor diverse onderwijstoepassingen.
Communicatie
Reumer: ‘Iedereen was zich bewust van het belang van goede communicatie en nauwe samenwerking. Dat geldt zowel voor onze medewerkers als voor de mensen van Vancis en de projectmanager van de IT-beheerder. We hadden regelmatig overleg met de stuurgroep. Daarin bespraken we de stand van zaken, de afwijkingen en de kostenmarge waarbinnen iedereen mocht doorwerken. Heel pragmatisch eigenlijk.’
‘Er is zelfs in het weekend nog getest, ook door onze collega’s. Mede daardoor heeft vrijwel niemand iets gemerkt van de overstap naar Vancis. We kregen van onze bestuursvoorzitter dan ook een groot compliment. Maandagochtend deed alles het gewoon weer, zei hij. Ook wijzelf zijn erg content met de uitvoering van de migratie. Het is een project met een gouden randje.’
Outsourcing
Dat pragmatische komt door de jarenlange ervaring met IT-uitbesteding. Het Regio College zette zijn IT al in 2004 buiten de deur, vertelt functioneel applicatiespecialist Johan Holtrust. ‘De automatisering liep achter de feiten aan. De IT-afdeling werd overspoeld met vragen vanuit de organisatie. De kosten sloten niet meer aan bij de productie. Het bestuur is akkoord gegaan met outsourcing van de IT. Dit betekent niet dat we nu geen technische kennis meer in huis hebben, naast de functionele regie op IT. We moeten kunnen toetsen dat een nieuwe techniek werkt, voordat we het aanbieden aan onze organisatie.’
Visie
Holtrust: ‘De overstap naar Vancis kwam op een logisch moment om de techniek te vernieuwen. Wij hebben daarover lange tijd kunnen nadenken. Onze visie stond al op papier en de gehele organisatie is erbij betrokken. Vanaf het begin hebben we de nadruk gelegd op de functionaliteit. We vroegen ons daarbij vooral af wat de studenten en medewerkers nodig hebben. Deze functionele uitvraag resulteerde in negen speerpunten. Die hebben voornamelijk betrekking op de digitale leer- en werkomgeving. Zoals een toegankelijk lesrooster, personalisatie per klas, opleiding of team en een informatieplein met concerngegevens.’
‘Pas daarna inventariseerden we wat technisch mogelijk is en welke business case daarbij past’, vervolgt Holtrust. ‘Welke oplossingen zijn er zoal en wat kun je ermee doen? De conclusie was dat een cloudinfrastructuur, zoals die van Vancis, goed bij onze wensen aansluit.’
Lef
‘Als onderwijsinstelling moet je een bepaalde mate van lef hebben bij het nemen van dergelijke beslissingen’, besluit Reumer. ‘Maar zorg wel dat je de risico’s vooraf goed in kaart brengt en voldoende draagvlak hebt. We merken dat veel andere roc’s nog niet zo ver zijn als wij. Bij de meeste instellingen is nog sprake van oriëntatie, verkenning en creatie van draagvlak. Je kunt niet zomaar ineens beslissen om alles in de cloud te zetten. Je moet ook de interne organisatie meekrijgen in je besluit en de verandering.’
Met jarenlange uitbestedingservaring en een heldere kijk op de functionele behoeften van de organisatie, koos het Regio College voor het cloudplatform van Vancis. Na een gesmeerde migratie koesteren Reumer en Holtrust alvast hoge verwachtingen van het dagelijks gebruik ervan.
